Styrelseprotokoll: mall och vad det måste innehålla

Är styrelseprotokoll lagstadgat?

Ja. För aktiebolag är det obligatoriskt. Reglerna finns i 8 kap. 24–26 §§ ABL:

• 8 kap. 24 § – Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll. Protokollet ska undertecknas av den som har varit protokollförare och justeras av ordföranden, om denne inte själv fört protokollet. Har styrelsen flera ledamöter ska protokollet justeras även av en ledamot som styrelsen utser. Varje styrelseledamot och en eventuell verkställande direktör har rätt att få en avvikande mening antecknad i protokollet.
• 8 kap. 25 § – I bolag med endast en aktieägare ska alla avtal mellan aktieägaren och bolaget antecknas i eller läggas till protokollet, utom avtal som avser löpande affärstransaktioner på sedvanliga villkor.
• 8 kap. 26 § – Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

Det är styrelseordföranden som ansvarar för att protokoll förs. Värt att veta: ett styrelseprotokoll har enligt svensk rätt bevisverkan, inte konstitutiv verkan. Skulle styrelsen i praktiken ha fattat ett annat beslut än vad protokollet visar, gäller det beslut som faktiskt fattades – men i en tvist är det protokollet som blir det tunga beviset. Det är därför korrekta protokoll spelar roll.

Vad ska ett styrelseprotokoll innehålla?

Lagen kräver i grunden bara att besluten framgår, men ett komplett och praktiskt användbart styrelseprotokoll innehåller:

• Bolagets namn och organisationsnummer
• Protokollnummer (i nummerföljd, t.ex. 3/2026)
• Datum, tid och plats för mötet (eller att det hållits per capsulam eller som videomöte)
• Närvarande och frånvarande ledamöter, samt vem som var ordförande
• Protokollförare och justerare
• Konstaterad beslutförhet (att kallelse skett korrekt och att styrelsen är beslutför)
• Godkänd dagordning
• Varje ärende med tillhörande beslut, numrerat per paragraf
• Eventuella jävssituationer – om en ledamot anmält jäv enligt 8 kap. 23 § ABL och inte deltagit i en punkt
• Eventuella reservationer eller avvikande meningar
• Underskrifter från protokollförare, ordförande och justerare

Beslutförhet och majoritet – vad protokollet bör spegla

Två regler avgör om ett beslut är giltigt och bör därför framgå tydligt i protokollet:

• Beslutförhet (8 kap. 21 § ABL): Styrelsen är beslutför om mer än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande (eller det högre antal som bolagsordningen anger). En ledamot som är jävig räknas som inte närvarande. Beslut får inte fattas i ett ärende om inte – såvitt möjligt – samtliga ledamöter har fått tillfälle att delta och fått ett tillfredsställande underlag.
• Majoritetskrav (8 kap. 22 § ABL): Om bolagsordningen inte säger annat gäller som beslut den mening som mer än hälften av de närvarande röstar för. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Är styrelsen inte fulltalig måste de som röstar för beslutet ändå utgöra mer än en tredjedel av hela antalet ledamöter.

Beslutsprotokoll eller diskussionsprotokoll?

Det finns två vanliga former:

• Beslutsprotokoll redovisar enbart vilka beslut som fattats. Det är den vanligaste och mest renodlade formen, och uppfyller lagens minimikrav.
• Diskussionsprotokoll redovisar även de resonemang och argument som föregick besluten. Det ger mer kontext men kan också binda upp styrelsen vid uttalanden.

Vad som utöver besluten ska tas med bestämmer styrelsen själv. Många bolag väljer beslutsprotokoll med korta sammanfattningar av underlaget.

Mall för styrelseprotokoll

Kopiera mallen nedan och fyll i fälten inom hakparentes.

STYRELSEPROTOKOLL

[Bolagets namn] AB
Org.nr: [XXXXXX-XXXX]
Protokoll nr: [X/2026]

Tid:   [datum], kl. [XX:XX–XX:XX]
Plats: [plats / videomöte via ... / per capsulam]

Närvarande:
  [Namn], ordförande
  [Namn], ledamot
  [Namn], ledamot
  [Namn], verkställande direktör (föredragande)   [om tillämpligt]

Frånvarande:
  [Namn], ledamot

§ 1  Mötets öppnande
     Ordföranden [namn] förklarade mötet öppnat.

§ 2  Val av protokollförare och justerare
     Till protokollförare valdes [namn]. Till justerare, utöver
     ordföranden, valdes [namn].

§ 3  Beslutförhet
     Konstaterades att kallelse skett i behörig ordning och att
     styrelsen var beslutför.

§ 4  Godkännande av dagordning
     Den föreslagna dagordningen godkändes.

§ 5  Föregående protokoll
     Föregående protokoll (nr [X/2026]) godkändes och lades till
     handlingarna.

§ 6  [Ärende – t.ex. Ekonomisk rapport]
     [Kort beskrivning av underlaget.]
     Beslut: Styrelsen beslutade att [...].

§ 7  [Ärende – t.ex. Investeringsbeslut]
     [Beskrivning av underlaget.]
     [Vid jäv: [Namn] anmälde jäv enligt 8 kap. 23 § ABL och deltog
     inte i handläggningen av punkten.]
     Beslut: Styrelsen beslutade att [...].
     [Vid reservation: [Namn] reserverade sig mot beslutet.]

§ 8  Övriga frågor
     [...]

§ 9  Nästa möte
     Nästa styrelsemöte hålls [datum].

§ 10 Mötets avslutande
     Ordföranden förklarade mötet avslutat.


Vid protokollet:               Justeras:

___________________________    ___________________________
[Namn], protokollförare        [Namn], ordförande


                               ___________________________
                               [Namn], justerare

Krav på underskrift och justering

Enligt 8 kap. 24 § ABL ska protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden (om ordföranden inte själv fört protokollet). Har styrelsen fler än en ledamot ska ytterligare en ledamot, utsedd av styrelsen, justera protokollet. Syftet är att säkerställa att protokollet är korrekt. Elektronisk signering är fullt tillåten och vanlig i praktiken – det avgörande är att rätt personer undertecknar, inte hur.

Hur länge ska styrelseprotokoll sparas?

Aktiebolagslagen sätter ingen fast tidsgräns – 8 kap. 26 § kräver att protokollen förvaras "på ett betryggande sätt". I praktiken rekommenderas att protokoll bevaras under hela bolagets livstid. Anledningen är att de kan ha betydelse vid en eventuell skadeståndstalan mot styrelsen långt fram i tiden, och till skillnad från räkenskapsmaterial (7 år) eller aktieboken (10 år) finns ingen regel som tillåter att de gallras. Behandla dem som permanenta bolagshandlingar.

Vanliga misstag

• Protokollet numreras inte i nummerföljd. Bestäm en serie (löpande 1, 2, 3… eller årsvis 1/2026, 2/2026…) och håll den konsekvent.
• Beslut formuleras vagt. Skriv ut vad som faktiskt beslutades, så att en utomstående kan förstå det år senare utan muntlig förklaring.
• Jäv dokumenteras inte. Om en ledamot är jävig enligt 8 kap. 23 § ska det framgå att hen inte deltog i punkten – annars riskerar beslutet att ifrågasättas.
• Reservationer utelämnas. En ledamot som vill undvika personligt ansvar för ett beslut bör få sin avvikande mening antecknad. Det är en rättighet enligt 8 kap. 24 §.
• Protokollet justeras aldrig. Ett oundertecknat protokoll uppfyller inte lagens krav.

Skriv styrelseprotokoll på halva tiden med BoardLedger

I BoardLedger blir dagordningen automatiskt grunden för protokollet – du fattar besluten under mötet och protokollet växer fram i samma vy. Besluten loggas, kan följas upp över tid, och protokollet e-signeras direkt i plattformen. Allt lagras säkert på EU-baserad infrastruktur.

Vanliga frågor